Condiciones de servicio

Antes de empezar

Definiciones

• Propuesta: documento comercial aprobado por el cliente, con su alcance, cronograma y forma de pago.
• Entregable: cada pieza o producto que se acuerda en la propuesta.
• Ronda de ajustes: una revisión completa del entregable con las observaciones del cliente, enviadas en una sola entrega.
• Día hábil: de lunes a viernes, excluyendo festivos en Colombia.
• Notificación: comunicación por correo electrónico o WhatsApp a los contactos registrados en la propuesta.

01 Aceptación

La aprobación de la propuesta por escrito (firma, correo electrónico o mensaje de WhatsApp) implica la aceptación de estas condiciones y del alcance descrito en la propuesta. Los mensajes de datos tienen validez conforme a la Ley 527 de 1999.

02 Comunicación de requerimientos

• La información puntual y específica del proyecto —medidas, cantidades, datos de contacto, cifras, fechas y demás información concreta— se entrega por escrito: mensaje de texto, correo electrónico o documento. Los mensajes de voz no se toman como fuente de esa información.
• Si el cliente envía esa información por audio, GRAFIA STUDIO puede solicitar que se confirme por escrito antes de iniciar o continuar el trabajo. Mientras no llegue esa confirmación, el trabajo queda en espera y no cuenta para los plazos de la propuesta.
• El cliente es responsable de preguntar y resolver cualquier duda sobre el proceso, el alcance o los entregables antes de aprobar. GRAFIA STUDIO entrega la información de la manera más clara y detallada posible, pero no asume el riesgo de malentendidos originados en preguntas no formuladas.

03 Alcance y cambios

El alcance es el descrito en la propuesta. Las solicitudes adicionales o los cambios de alcance se cotizan por separado y se aprueban por escrito antes de ejecutarse. Cada entregable incluye dos rondas de ajustes; las rondas adicionales tienen un costo que se informa antes de realizarlas.

La cotización se calcula sobre los requerimientos específicos indicados por el cliente —cantidades, medidas, funciones y demás especificaciones—. Cualquier cambio en esos requerimientos, incluida la cantidad, puede alterar el precio y el tiempo de entrega, así el valor total o el tipo de producto parezcan similares a lo cotizado.

04 Pagos

• Las cuotas se pagan en las fechas acordadas en el cronograma de la propuesta.
• El inicio de cada fase está condicionado al pago de la cuota correspondiente.
• El pago de la cuota inicial reserva el tiempo y los recursos de producción para el proyecto.
• GRAFIA STUDIO entrega soporte de cada pago recibido.

05 Tiempos y dependencias del cliente

• Los plazos se cuentan en días hábiles, desde el pago de la cuota de inicio y la entrega completa de los materiales y la información necesarios.
• Cuando un entregable requiere revisión o aprobación, el cliente cuenta con cinco días hábiles para aprobarlo o solicitar ajustes por escrito.
• Si transcurren esos cinco días sin respuesta, GRAFIA STUDIO suspende el trabajo del proyecto y no avanza a las etapas siguientes hasta recibir la aprobación o la respuesta por escrito.
• Los retrasos causados por el cliente no son responsabilidad de GRAFIA STUDIO. Al reanudar, el cronograma se reevalúa: GRAFIA STUDIO atiende otros proyectos mientras el trabajo está suspendido, y la nueva fecha de entrega se acuerda según su disponibilidad de producción en ese momento.

06 Revisión y aprobación

• GRAFIA STUDIO presenta cada entregable para revisión por los canales acordados.
• Las aprobaciones, observaciones o cambios de decisión se gestionan dentro del horario laboral de GRAFIA STUDIO. Una respuesta fuera de ese horario se atiende en el siguiente horario hábil y no obliga a alterar la planeación de producción ya en curso.
• Lo que GRAFIA STUDIO presenta para aprobación corresponde a lo que se envía a producción. Es responsabilidad del cliente revisar con atención los textos, las cifras, las fechas y demás datos antes de aprobar: la aprobación del cliente es el filtro final.
• Una vez aprobado por escrito, un error que no se señaló durante la revisión se tramita como cambio con costo adicional, salvo que se trate de un error de GRAFIA STUDIO frente a lo aprobado.

07 Intermediación y representación

Cuando quien contrata, entrega instrucciones o aprueba no es el titular final del proyecto —por ejemplo, actúa en representación de otra persona, empresa o área— debe informarlo a GRAFIA STUDIO antes de aprobar cualquier entregable, y señalar si la aprobación del titular final sigue pendiente.

Si quien aprueba no deja esa salvedad, su aprobación se entiende como aprobación final y vinculante. GRAFIA STUDIO no responde por cambios, devoluciones o reclamaciones del titular final cuando el intermediario no advirtió que esa aprobación estaba pendiente; esos cambios se tramitan como ajustes adicionales, conforme a la cláusula de alcance y cambios.

08 Derechos de autor y uso de las piezas

• GRAFIA STUDIO conserva la autoría de las piezas, conforme a la Ley 23 de 1982.
• Los derechos patrimoniales sobre las piezas entregadas se transfieren al cliente por escrito una vez pagado el 100 % del valor del proyecto. Antes de ese pago, el cliente puede usar las piezas únicamente para revisión.
• GRAFIA STUDIO puede mostrar el trabajo en su portafolio, salvo acuerdo de confidencialidad expreso.
• Los archivos fuente editables (vectores, documentos abiertos, tipografías) no se incluyen por defecto: se entregan cuando la propuesta lo indica expresamente o mediante cotización adicional.

09 Materiales, información y recursos del cliente

• Los textos, imágenes, logotipos, marcas, tipografías, fotografías, bases de datos y demás materiales que el cliente entregue deben ser de su propiedad o contar con las licencias y autorizaciones necesarias para su uso.
• El cliente declara que el uso de esos materiales en el proyecto no infringe derechos de autor, marcas ni otros derechos de terceros, y que no son falsificaciones ni plagios.
• GRAFIA STUDIO no tiene la obligación de investigar la procedencia, la titularidad ni el historial del cliente o de sus materiales. Puede solicitar soportes de titularidad o licencia cuando lo considere necesario, sin que esto le imponga una obligación de verificación.
• Cuando GRAFIA STUDIO modifica un material existente (por ejemplo, un logotipo), ejecuta las instrucciones del cliente. Esto no implica autoría, validación ni responsabilidad sobre el material original.
• GRAFIA STUDIO no responde por reclamaciones de terceros relacionadas con los materiales suministrados por el cliente.
• El cliente mantiene indemne a GRAFIA STUDIO frente a cualquier reclamación, sanción, demanda o gasto, incluidos los honorarios de defensa, que se deriven de los materiales o de las instrucciones que suministre.
• Si surge una reclamación de un tercero, GRAFIA STUDIO puede suspender el trabajo hasta aclararla. El cliente informa y responde por ella. El trabajo ejecutado se liquida según la cláusula de cancelación.

10 Imágenes de referencia generadas con inteligencia artificial

Las imágenes de referencia o ambientación generadas con herramientas de inteligencia artificial que aparecen en una propuesta son ilustrativas. No constituyen el diseño final ni una obra terminada.

11 Datos personales

Los datos personales que el cliente suministre se tratan conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, únicamente para la ejecución del servicio. El titular puede conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos a través de los canales de contacto de GRAFIA STUDIO.

12 Entrega, retiro y productos no retirados

• GRAFIA STUDIO notifica al cliente cuando el producto físico está disponible. El cliente lo retira dentro de treinta días calendario desde la notificación.
• Transcurridos esos treinta días sin retiro ni reclamación, el producto se considera abandonado. GRAFIA STUDIO no tiene la obligación de conservarlo, entregarlo ni responder por él, y su tratamiento se rige por la normativa aplicable a objetos perdidos o abandonados.
• El riesgo de pérdida o daño pasa al cliente desde la notificación de disponibilidad.
• GRAFIA STUDIO no responde por objetos personales que el cliente o su personal dejen en sus instalaciones.

13 Cancelación

• Si el cliente cancela el proyecto, se liquida el trabajo ejecutado hasta la fecha de cancelación.
• Las cuotas pagadas que superen ese valor se devuelven dentro de treinta días calendario.
• Las cuotas ya pagadas por trabajo ejecutado no son reembolsables.

14 Fuerza mayor

Ninguna de las partes responde por el incumplimiento causado por fuerza mayor o caso fortuito, en los términos del artículo 64 del Código Civil. La parte afectada informa a la otra por escrito y reanuda sus obligaciones cuando cesa el hecho.

15 Contenido y proyectos que GRAFIA STUDIO no realiza

GRAFIA STUDIO se reserva el derecho de no aceptar, suspender o cancelar cualquier trabajo que, a su criterio razonable, implique:

• Actividades ilícitas o la promoción de estas.
• La falsificación de documentos, títulos, diplomas, sellos, firmas, billetes, marcas o cualquier producto falso.
• Contenido difamatorio, calumnioso, discriminatorio o que atente contra la dignidad de personas o grupos.
• Campañas engañosas, promesas de estafa o campañas en contra de personas.
• Promesas de hechizos, amarres u otras prácticas que se presenten como capaces de manipular la voluntad de personas.
• La vulneración de derechos de terceros o de la normativa vigente, en particular la Ley 599 de 2000 (Código Penal).
• En general, contenido contrario a los principios de GRAFIA STUDIO.

Si el rechazo ocurre antes de iniciar el trabajo, se devuelven los pagos recibidos. Si ocurre durante el trabajo, se aplica lo previsto en la cláusula de cancelación. GRAFIA STUDIO no está obligada a detallar los motivos de su decisión.

16 Reclamaciones y garantía

• Los reclamos por defectos de ejecución se presentan por escrito dentro de cinco días hábiles desde la entrega.
• Si el defecto es imputable al trabajo de GRAFIA STUDIO, se corrige sin costo adicional.
• Estas condiciones no limitan los derechos que la ley reconoce al consumidor (Ley 1480 de 2011).

17 Confidencialidad

GRAFIA STUDIO trata como confidencial la información del cliente que no sea pública y la utiliza únicamente para la ejecución del proyecto.

18 Vigencia de la propuesta

Cada propuesta tiene una vigencia de treinta días calendario desde su fecha de emisión.

19 Ley aplicable y solución de diferencias

Estas condiciones se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las diferencias se procuran resolver de común acuerdo. De no lograrse, se acude a la jurisdicción ordinaria del domicilio de GRAFIA STUDIO.

Declaración

Aceptación de estas condiciones

Al aprobar una propuesta, el cliente declara haber leído estas condiciones y acepta en particular los compromisos de la sección 02 (comunicación de requerimientos), la sección 09 (materiales y contenidos) y la sección 15 (contenido y proyectos que GRAFIA STUDIO no realiza).

Contacto

Preguntas sobre estas condiciones

Para resolver cualquier duda sobre estas condiciones, GRAFIA STUDIO atiende por WhatsApp y correo electrónico.